Suivi de la double devise (USD et CAD) dans NetSuite

Aperçu des capacités multidevises de NetSuite

NetSuite offre des fonctionnalités de comptabilité multidevises robustes qui permettent aux entreprises de transiger et de rapporter dans plus d'une devise. Au cœur de ces fonctionnalités se trouve la fonction Multiple Currencies (Devises multiples), qui permet d'effectuer des transactions avec des clients et des fournisseurs dans des devises autres que la devise de base (fonctionnelle) de l'entreprise. La devise de base est la devise principale dans laquelle une entreprise (ou une filiale) tient ses registres financiers, tandis que toute autre devise utilisée est considérée comme une devise étrangère ou de transaction. Par exemple, une entreprise basée aux États-Unis pourrait utiliser l'USD comme devise de base, mais également transiger en CAD avec des clients canadiens. NetSuite prend en charge plus de 190 devises mondiales et peut gérer automatiquement les conversions de devises et les mises à jour des taux de change en temps réel. En maintenant simultanément les montants des transactions dans la devise étrangère et dans la devise de base, NetSuite garantit l'exactitude des données financières dans la devise de base tout en préservant la devise de transaction originale pour référence.

Avec NetSuite OneWorld (environnement multisubsidiaire), chaque filiale peut se voir attribuer sa propre devise de base (par exemple, une filiale canadienne utilisant le CAD et une filiale américaine utilisant l'USD). Cela permet une comptabilité localisée par filiale et des états financiers consolidés au niveau de la société mère. NetSuite effectue automatiquement la conversion des devises pour le reporting consolidé, en utilisant un tableau séparé de Consolidated Exchange Rates (Taux de change consolidés) pour regrouper les chiffres des filiales dans la devise de reporting de la société mère. (Ces différences de conversion consolidées sont suivies comme ajustements cumulés de conversion dans les capitaux propres pour se conformer aux normes comptables, plutôt que d'impacter directement le résultat net.) Il est important de noter qu'une fois la devise de base d'une filiale définie, elle ne peut pas être modifiée après l'existence de transactions, il est donc essentiel de choisir la bonne devise de base lors de la configuration initiale.

Les enregistrements de devises pour les principales devises (y compris l'USD et le CAD) sont préchargés dans NetSuite par défaut. Les administrateurs peuvent définir des devises supplémentaires si nécessaire (il n'y a pas de limite pratique au nombre de devises). Chaque enregistrement de devise dans NetSuite stocke des détails tels que le code ISO, le symbole, la précision du taux de change et le paramètre régional par défaut (important pour un formatage correct ; par exemple, s'assurer que le dollar canadien utilise le paramètre régional Anglais (Canada) pour correspondre aux symboles et au formatage). NetSuite utilise les taux de change pour convertir les montants en devises étrangères en devise de base sur les transactions. Les taux de change dans NetSuite sont exprimés en "unités de devise de base par unité de devise étrangère". Ces taux peuvent être gérés manuellement ou mis à jour automatiquement via la fonction Currency Exchange Rate Integration (Intégration des taux de change), qui extrait les taux quotidiens de sources comme Xignite ou HSBC. Cette automatisation permet de réduire les erreurs et de maintenir les valeurs de conversion à jour.

En résumé, les capacités multidevises de NetSuite permettent aux entreprises de :

• Désigner une devise de base pour l'entreprise (ou chaque filiale dans OneWorld) et transiger dans un nombre illimité de devises étrangères.
• Attribuer plusieurs devises aux clients, fournisseurs et autres entités, afin que la même entité puisse faire des affaires en USD, CAD ou toute autre devise approuvée.
• Tenir des registres financiers dans la devise de base tout en enregistrant également les montants des transactions dans la devise d'origine, avec une conversion automatique utilisant des taux de change à jour.
• Gérer le reporting financier aux niveaux local et consolidé, en traduisant les résultats des filiales étrangères dans une devise mère pour des états unifiés.
• Calculer et enregistrer automatiquement les gains ou pertes de change dus aux fluctuations des taux, assurant une réflexion précise des impacts des devises sur les états financiers.

Les fonctionnalités multidevises de NetSuite sont conçues pour rationaliser les opérations financières mondiales, offrant aux professionnels de la finance une visibilité en temps réel sur les impacts des devises et réduisant l'effort manuel de conversion et de rapprochement des devises. Ensuite, nous verrons comment activer et configurer la double devise (USD et CAD) dans NetSuite.

Activation et configuration des doubles devises (USD et CAD) dans NetSuite

L'implémentation de doubles devises dans NetSuite implique une configuration unique des fonctionnalités et des données de base, suivie d'une configuration continue des taux et des transactions. Voici un guide étape par étape :

1. Activer la fonction Devises multiples : En tant qu'administrateur, naviguez vers Setup > Company > Enable Features (Configuration > Société > Activer les fonctionnalités). Sous l'onglet Financial (Financier), cochez la case Multiple Currencies (Devises multiples) et enregistrez. L'activation de cette fonction active les capacités multidevises à l'échelle du système (note : une fois que des transactions existent en plusieurs devises, la fonction ne peut pas être désactivée). Lors de l'activation, NetSuite ajoutera automatiquement des comptes clés (comme Realized Gain/Loss et Unrealized Gain/Loss) à votre Plan comptable pour gérer les fluctuations de devises.
2. Vérifier ou créer des enregistrements de devises : Allez dans Lists > Accounting > Currencies (Listes > Comptabilité > Devises) pour consulter les devises disponibles. L'USD et le CAD sont généralement présents par défaut dans NetSuite. Cliquez sur Edit (Modifier) sur chacun pour vous assurer que les détails tels que le symbole de la devise, la précision du taux de change et le Default Locale (Paramètre régional par défaut) correct (par exemple, English (Canada) pour le CAD) sont définis. Si pour une raison quelconque le CAD ou l'USD est manquant (ou si vous avez besoin de devises supplémentaires), cliquez sur New (Nouveau) pour créer un enregistrement de devise. Fournissez le nom de la devise, le code ISO, le symbole et le paramètre régional de format. (Aucun taux de change n'est défini sur l'enregistrement de devise lui-même ; les taux sont gérés séparément.)
3. Attribuer la devise de base et les filiales : Dans un compte à entité unique (non-OneWorld), la devise de base de votre entreprise est définie sur la page Informations sur la société (généralement définie lors de la configuration initiale). Pour les comptes OneWorld, chaque enregistrement de Subsidiary (Filiale) a un champ Devise de base. Allez dans Setup > Company > Subsidiaries (Configuration > Société > Filiales), modifiez chaque filiale pertinente et confirmez la devise de base (par exemple, USD pour la société mère ou la filiale américaine, CAD pour la filiale canadienne). Définissez la devise de base de manière appropriée pour chaque filiale avant de saisir des transactions (NetSuite ne permettra pas de la modifier ultérieurement). Assurez-vous que la devise de base de la filiale mère est correcte, car ce sera la devise de reporting par défaut pour les états financiers consolidés. Si vous utilisez NetSuite OneWorld, tenez également compte de la hiérarchie des filiales et de la manière dont la conversion des devises se produira pour la consolidation (NetSuite utilisera les relations parent-enfant et les taux de change consolidés pour le regroupement des états financiers).
4. Attribuer des devises aux clients et fournisseurs : Après avoir activé la fonction multidevises, les enregistrements d'entités obtiennent un sous-onglet Currencies (Devises) dans leur section financière. Modifiez vos enregistrements de clients et de fournisseurs pour inclure toutes les devises de transaction supplémentaires qu'ils utiliseront (au-delà de leur devise principale). Par exemple, un client américain pourrait avoir l'USD comme devise principale, mais vous pouvez ajouter le CAD dans la sous-liste s'il paie parfois en dollars canadiens. De même, un fournisseur canadien pourrait avoir le CAD comme devise principale mais autoriser les transactions en USD. Il n'y a pas de limite au nombre de devises que vous pouvez attribuer à une entité. La devise principale sert de valeur par défaut pour les nouvelles transactions, et NetSuite affichera le solde total des créances/dettes de cette entité dans la devise principale sur les rapports. (Note : vous ne pouvez pas supprimer une devise d'une entité une fois que des transactions existent dans cette devise, alors attribuez-les avec soin. Si une entité doit transiger exclusivement dans une devise étrangère plutôt que dans la devise de base, vous pouvez choisir de créer un enregistrement séparé avec cette devise étrangère comme devise principale.) L'activation de la fonction multidevises pour les entités peut nécessiter également l'activation des fonctions Multi-Currency Customers et Multi-Currency Vendors dans les anciens comptes – dans les versions actuelles, celles-ci sont fusionnées dans la fonction multidevises principale.
5. Configurer les taux de change (taux USD-CAD) : Naviguez vers Lists > Accounting > Currency Exchange Rates (Listes > Comptabilité > Taux de change). Ici, vous maintiendrez les taux de conversion entre l'USD et le CAD (et toute autre paire de devises impliquant vos devises de base). Cliquez sur New (Nouveau) pour ajouter un enregistrement de taux de change. Par défaut, le taux de change de NetSuite est défini comme le nombre d'unités de devise de base équivalant à 1 unité de devise étrangère. Par exemple, si l'USD est la devise de base et le CAD est la devise étrangère, un taux de change de 0,80 signifierait 1 CAD = 0,80 USD (c'est-à-dire que le CAD est plus faible). Inversement, si le CAD est la devise de base, un taux de change pourrait être de 1,25, ce qui signifie 1 USD = 1,25 CAD. Saisissez la devise de base, la devise de transaction (étrangère), le taux et une date d'entrée en vigueur. Vous devez établir un taux pour USD→CAD et CAD→USD selon les besoins (NetSuite gérera automatiquement les inverses lorsque l'une des paires est la devise de base pour une transaction donnée). Il est crucial de mettre à jour les taux de change chaque fois qu'ils changent. De nombreuses entreprises mettent à jour les taux quotidiennement ou mensuellement. Envisagez d'activer l'Intégration des taux de change pour récupérer automatiquement les taux quotidiens auprès de fournisseurs fiables. Cela se fait via Setup > Company > Enable Features > International (Configuration > Société > Activer les fonctionnalités > International), en activant l'intégration et en sélectionnant un service (généralement Xignite). Avec l'intégration activée, NetSuite actualisera la liste des taux de change chaque nuit avec les derniers taux du marché, garantissant que vos conversions USD/CAD sont toujours à jour. (Si vous préférez maintenir des taux fixes personnalisés ou des taux périodiques, vous pouvez également importer ou ajuster manuellement le tableau des taux selon les besoins.)
6. Configurer les types de taux de change (facultatif) : Si votre organisation utilise différents types de taux de change (par exemple, des taux moyens pour le compte de résultat, des taux historiques pour les capitaux propres, des taux courants pour le bilan), vous pouvez activer et définir les Currency Exchange Rate Types (Types de taux de change). Il s'agit d'une fonctionnalité facultative pour une utilisation avancée. Allez dans Setup > Accounting > Accounting Preferences > Currency (Configuration > Comptabilité > Préférences comptables > Devise) pour voir si des types de taux sont utilisés. Par défaut, toutes les transactions utilisent le type de taux "Default" (Par défaut), mais vous pourriez en créer d'autres (Moyen, Spot, etc.) et spécifier quel type utiliser pour la réévaluation ou des transactions spécifiques. Pour le suivi standard USD/CAD, de nombreuses entreprises s'en tiennent à un seul tableau de taux par défaut, cette étape peut donc être ignorée sauf si vous avez un besoin spécifique (par exemple, des taux moyens obligatoires pour les consolidations).
7. Configurer les comptes en devises étrangères : Il est considéré comme une bonne pratique de créer des comptes de grand livre séparés pour les comptes bancaires ou les comptes de trésorerie détenus dans une devise étrangère. Dans NetSuite, chaque compte bancaire (et tout compte de type Banque, Carte de crédit, etc.) peut être libellé dans une devise spécifique. Si vous avez un compte bancaire en dollars canadiens, créez un nouveau compte sous Lists > Accounting > Accounts (Listes > Comptabilité > Comptes) (ou via Setup > Accounting > Chart of Accounts), donnez-lui un nom (par exemple, "Banque – CAD"), et définissez sa devise sur CAD. Cela garantit que toutes les transactions enregistrées sur ce compte sont en CAD et que le compte ne peut être utilisé que sur des transactions dans cette devise. Faites de même pour tous les autres comptes financiers en devises étrangères (petite caisse, cartes de crédit, etc.). Si un compte est laissé avec la devise = base (USD) dans un environnement OneWorld, NetSuite permettra aux transactions dans n'importe quelle devise active d'y être enregistrées (convertissant en USD en arrière-plan). Cependant, limiter les comptes à leur devise réelle est plus sûr pour le rapprochement. Par exemple, les paiements d'un compte bancaire libellé en USD à un fournisseur CAD seront gérés par NetSuite en convertissant le montant de la facture CAD en USD au taux de change du paiement, mais il pourrait être plus clair de maintenir un compte de trésorerie CAD dédié pour payer les factures CAD afin d'éviter toute confusion. Assurez-vous également de configurer des comptes par défaut spécifiques à la devise si nécessaire (par exemple, désignez des comptes de créances ou de dettes en devises étrangères séparés si votre politique comptable exige de les séparer, bien que par défaut NetSuite utilise un compte AR/AP et suive les soldes de devises en interne).
8. Configuration de la réévaluation des devises : NetSuite fournit un processus automatisé pour réévaluer les soldes ouverts en devises étrangères à la fin de la période. Pour configurer cela, examinez d'abord le compte Unrealized Gain/Loss (Gain/Perte non réalisé) créé lorsque la fonction multidevises a été activée – par défaut, NetSuite utilise un seul compte Gain/Perte non réalisé (et un compte Gain/Perte réalisé). Certaines entreprises choisissent de créer des comptes supplémentaires (en utilisant la fonction Foreign Currency Variance Mapping (Mappage des écarts de devises étrangères)) pour séparer les gains non réalisés des pertes ou par devise, mais par défaut, un seul compte suffira. Assurez-vous que les comptes appropriés sont en place dans votre plan comptable (NetSuite aurait dû les ajouter automatiquement). Ensuite, pour activer la réévaluation de fin de période, naviguez vers Transactions > Financial > Revalue Open Currency Balances (Transactions > Financier > Réévaluer les soldes de devises ouverts). Dans OneWorld, vous exécuterez généralement cette opération par filiale (il existe une option pour inclure les filiales enfants si vous souhaitez l'exécuter à partir du niveau supérieur). Vous pouvez l'intégrer à votre liste de contrôle de clôture mensuelle. La routine de réévaluation des devises examinera toutes les transactions ouvertes et les soldes des comptes de bilan libellés en devises étrangères (par exemple, un compte bancaire CAD dans une filiale USD, ou une facture CAD ouverte dans une entreprise USD) et calculera leur valeur en devise de base en utilisant le taux de change courant à la fin de la période. NetSuite générera ensuite des écritures de journal d'ajustement pour enregistrer les gains ou pertes non réalisés pour le changement de valeur de base. Ces écritures s'annulent généralement le premier jour de la période suivante (pour éviter les effets cumulatifs, la réévaluation n'est valable qu'à la fin de la période). Dans la configuration de la tâche de réévaluation, vous pouvez spécifier la date (généralement le dernier jour du mois), les comptes cibles pour les gains/pertes (si des mappages sont utilisés) et si l'annulation automatique doit être effectuée. Assurez-vous que la permission nécessaire ("Currency Revaluation") est activée pour le rôle effectuant cette action. Après l'exécution, vérifiez le registre du compte Gain/Perte non réalisé pour vérifier l'écriture et vous assurer qu'elle est logique. Ce processus maintiendra vos soldes USD et CAD correctement évalués selon les taux de change actuels sur les états financiers.
9. Examiner les préférences comptables : Il est utile de consulter la section Setup > Accounting > Accounting Preferences > Currency (Configuration > Comptabilité > Préférences comptables > Devise) pour d'autres paramètres. Par exemple, des préférences comme Default Currency for Reports (Devise par défaut pour les rapports) (généralement la devise de base), Currency Formatting (Formatage de la devise), etc., peuvent être ajustées. Assurez-vous que la réévaluation est configurée pour créer des écritures d'annulation (c'est le comportement par défaut). Si vous utilisez les Consolidated Exchange Rates (Taux de change consolidés) pour OneWorld, sachez que vous devez mettre à jour ces taux pour chaque période comptable (via Lists > Accounting > Consolidated Exchange Rates) afin de traduire avec précision les états financiers des filiales pour la consolidation. NetSuite ne renseigne pas automatiquement les taux consolidés à partir des taux quotidiens ; cela nécessite souvent une mise à jour en fin de mois (certaines entreprises utilisent simplement le taux du dernier jour ou une moyenne). Ceci est particulièrement pertinent si l'USD est la devise mère et le CAD est une devise filiale dans votre structure.

Une fois les étapes ci-dessus terminées, NetSuite est configuré pour les opérations en double devise avec l'USD et le CAD. Les utilisateurs pourront créer des transactions dans l'une ou l'autre devise (selon la configuration client/fournisseur) et NetSuite :

• Remplira automatiquement les taux de change sur les transactions (à partir du tableau des taux) et calculera l'équivalent en devise de base pour l'enregistrement au grand livre.
• Suivra les soldes ouverts dans leur devise d'origine et dans la devise de base simultanément.
• Enregistrera les différences de change réalisées lorsque les transactions sont réglées (par exemple, paiement d'une facture) sur les comptes de gain/perte désignés.
• Permettra le reporting financier dans l'une ou l'autre devise selon les besoins (plus d'informations sur le reporting ci-dessous).

Conseil : Il est conseillé de tester ces configurations dans un environnement Sandbox avant de passer en production. L'activation de la fonction multidevises peut avoir des impacts étendus, donc effectuer des transactions d'essai dans un environnement Sandbox (par exemple, créer une facture USD, la payer en CAD, etc.) permet de s'assurer que tous les paramètres (taux de change, comptes, etc.) fonctionnent comme prévu. De plus, formez les utilisateurs finaux à la sélection des devises sur les transactions et à la compréhension de la manière dont les taux de change sont appliqués.

Implications comptables de l'utilisation de la double devise

L'utilisation de la double devise (USD et CAD) dans NetSuite introduit d'importantes considérations comptables. Les principales implications incluent la manière dont les fluctuations des taux de change sont gérées et la manière dont les états financiers reflètent les activités multidevises :

• Devise fonctionnelle (de base) vs. devise étrangère : La devise de base (devise fonctionnelle) est la devise dans laquelle les livres de chaque entreprise ou filiale sont tenus. Toutes les transactions, quelle que soit la devise dans laquelle elles sont saisies, sont finalement enregistrées dans le grand livre dans la devise de base de la filiale. Cela signifie que si un client canadien est facturé 1 000 CAD dans une filiale basée en USD, le grand livre enregistrera cette transaction comme un montant en USD (1 000 CAD * taux de change à cette date) dans les comptes de revenus et de créances. NetSuite stocke à la fois le montant en devise étrangère et l'équivalent en devise de base sur chaque transaction, vous permettant de visualiser la transaction en CAD mais de la rapporter en USD. Pour la consolidation OneWorld, les états financiers des filiales en CAD seront traduits dans l'USD de la société mère pour le reporting consolidé, en utilisant les taux de change consolidés définis pour la période. Toute différence de traduction (due à l'utilisation des taux de fin de période ou des taux moyens) est enregistrée dans le compte de capitaux propres Ajustement cumulé de la traduction (CTA) afin d'éviter de fausser le résultat d'exploitation.

• Gain/Perte réalisé (Règlement des transactions) : Lorsqu'une transaction en devise étrangère est réglée (par exemple, une facture payée ou une facture fournisseur payée) et que le taux de change au moment du règlement diffère du taux au moment de la reconnaissance initiale, NetSuite calcule un gain ou une perte de change réalisé. Ces gains ou pertes réalisés se produisent parce que la valeur en devise de base de la transaction a changé entre l'enregistrement et le paiement. NetSuite enregistre automatiquement la différence dans le compte Realized Gain/Loss (Gain/Perte réalisé) du compte de résultat au moment du règlement. Par exemple, supposons qu'une entreprise basée en USD émette une facture de 1 000 CAD lorsque 1 CAD = 0,80 USD (elle enregistre donc 800 $ de revenus). Si la facture est payée ultérieurement lorsque 1 CAD = 0,82 USD, le paiement de 1 000 CAD se traduirait désormais par 820 $. NetSuite appliquera le paiement et enregistrera la différence de 20 $ comme un gain de change (augmentant le compte Gain/Perte réalisé). Cela garantit que les comptes clients sont soldés à 800 $ d'origine et que les 20 $ vont au gain de change. L'enregistrement du gain/perte réalisé est effectué automatiquement dans le cadre de l'application du paiement ou du crédit dans NetSuite.

• Gain/Perte non réalisé(e) (Réévaluation de fin de période) : Pour les transactions ou soldes ouverts qui subsistent en fin de période (par exemple, factures impayées, soldes bancaires non rapprochés en devise étrangère), NetSuite propose un processus de réévaluation pour reconnaître les gains ou pertes non réalisés dus aux mouvements des taux de change. Lorsque vous exécutez la routine Réévaluer les soldes de devises ouverts en fin de période, NetSuite compare le taux de change actuel au taux auquel chaque transaction ou solde ouvert a été initialement enregistré. Il calcule ensuite la différence dans l'évaluation en devise de base et enregistre un ajustement. Ces ajustements affectent le compte Gain/Perte non réalisé(e) (et/ou le compte Perte non réalisée, si séparé) et sont généralement des écritures de contrepassation. Par exemple, une créance ouverte de 10 000 CAD dans une comptabilité basée en USD enregistrée à 0,80 (soit 8 000 $) pourrait valoir 8 200 $ au nouveau taux de 0,82 ; NetSuite enregistrera un gain non réalisé de 200 $ pour refléter l'augmentation de la valeur en USD de cette créance, ajustant les comptes clients (ou un compte de contrepartie Ajustement du taux de change) en conséquence. Le premier jour de la période suivante, les 200 $ seraient contrepassés, et dans la nouvelle période, la créance sera réévaluée à nouveau sur la base des nouveaux taux. Ce processus aligne votre bilan sur les taux de change actuels à chaque fin de période, comme l'exigent les normes comptables, sans impacter de manière permanente le P&L puisque les gains/pertes non réalisés sont généralement contrepassés jusqu'à leur réalisation effective.

• Comptes de gain/perte de change : Lors de l'activation de la multi-devise, NetSuite ajoute plusieurs comptes pour gérer les fluctuations monétaires. Les principaux sont : Gain/Perte réalisé(e), Gain/Perte non réalisé(e), Gain/Perte de rapprochement non réalisé(e) et Gain/Perte d'arrondi.

  • Gain/Perte réalisé(e) : enregistre les différences lorsque les transactions sont réglées (comme expliqué ci-dessus).

  • Gain/Perte non réalisé(e) : contient les ajustements de réévaluation de fin de période pour les éléments ouverts.

  • Gain/Perte de rapprochement non réalisé(e) : utilisé dans des scénarios spécifiques, par exemple lorsqu'un paiement client en devise étrangère est déposé sur un compte bancaire à une date différente, entraînant une réévaluation dans le cadre de ce processus de dépôt. NetSuite l'affichera sur l'impact GL de certaines transactions (comme les dépôts bancaires en devise étrangère) lorsqu'un ajustement intermédiaire se produit.

  • Gain/Perte d'arrondi : capture toute divergence mineure due à l'arrondi décimal dans les conversions de devises. Par exemple, si l'application d'un paiement laisse une différence de 0,01 $ due à l'arrondi du taux, NetSuite l'enregistre ici. Ces comptes vous permettent de séparer les effets purement monétaires de vos transactions d'exploitation. Par défaut, NetSuite utilise un seul compte combiné pour chaque type (et certains comptes plus anciens peuvent également avoir un compte Écart de taux de change pour des raisons d'héritage). Vous pouvez consulter le sous-onglet Impact GL sur les transactions pour voir si l'une de ces écritures de gain/perte a été créée par le système. Il est recommandé de revoir périodiquement les soldes de ces comptes – Gain/Perte réalisé(e) accumulera les gains/pertes de change réels des transactions réglées (impactant votre résultat net), tandis que Gain/Perte non réalisé(e) devrait s'annuler au fil du temps si les réévaluations sont correctement contrepassées (les gains et pertes non réalisés apparaissent et disparaissent à chaque période).

• Devise fonctionnelle vs. devise de reporting : Dans un scénario de base à double devise, votre devise de base (fonctionnelle) est l'USD ou le CAD et tous les rapports sont par défaut dans la devise de base (Source: docs.oracle.com). Dans OneWorld, les états financiers consolidés sont généralement présentés dans la devise de base de la société mère (par exemple, USD). La consolidation financière de NetSuite traduira les résultats des filiales du CAD vers l'USD en utilisant les taux de change (taux de fin de période pour le bilan, taux moyens pour le compte de résultat par défaut, conformément aux directives GAAP/IFRS), et l'ajustement de traduction résultant est imputé aux capitaux propres. NetSuite gère cette traduction en arrière-plan lorsque vous exécutez des rapports consolidés. Si vous avez besoin de rapporter également dans une devise différente (par exemple, une devise de reporting externe qui n'est ni l'USD ni le CAD), une approche consiste à utiliser la fonction de comptabilité multi-livres (Multi-Book Accounting) avec un livre secondaire dans la devise de reporting souhaitée. Cependant, cela dépasse l'utilisation standard d'un seul livre à double devise et n'est généralement pas nécessaire, sauf si vous rapportez dans une devise qui n'est pas votre devise de base.

• Transactions en devise étrangère et impact sur le grand livre : Chaque transaction multi-devise comporte un champ de taux de change dans NetSuite qui indique le taux utilisé pour convertir les montants en devise étrangère en devise de base. Sur l'impact GL de chaque transaction, vous verrez les montants en devise de base. NetSuite garantit que les débits et les crédits s'équilibrent en devise de base. Si une transaction implique plusieurs devises (par exemple, des transactions inter-sociétés entre filiales), NetSuite la divisera généralement en deux transactions liées, chacune dans sa filiale/devise de base respective, afin de maintenir des livres appropriés dans chaque devise. Les écritures de journal peuvent également être saisies en devise étrangère – lors de la création d'une écriture de journal, vous spécifiez une devise et un taux de change pour l'écriture. NetSuite traduira ensuite le montant de chaque ligne en devise de base pour l'enregistrement. Une limitation : toutes les lignes d'une même écriture de journal doivent partager la même devise (le formulaire EJ ne prend pas en charge le mélange d'USD et de CAD sur différentes lignes d'une même écriture ; vous devrez créer des EJ séparées ou utiliser la fonctionnalité de transfert intégrée pour les mouvements de devises).

En résumé, l'utilisation de la double devise signifie que les comptables doivent prêter attention aux gains et pertes de change et s'assurer qu'ils sont correctement comptabilisés. NetSuite automatise une grande partie de cela : les gains/pertes réalisés sont enregistrés au moment du règlement, et les gains/pertes non réalisés peuvent être enregistrés via la réévaluation. Les professionnels de la finance doivent s'assurer que les comptes corrects sont utilisés et comprendre que les fluctuations des taux de change introduiront de la volatilité dans ces comptes de gain/perte. Il est également crucial de s'assurer que toutes les écritures de réévaluation sont contrepassées et ne restent pas par inadvertance dans les livres au-delà de la période, ce que le processus standard de NetSuite gère. Tout cela est fait en conformité avec les normes comptables (ASC 830 / IAS 21 pour les devises étrangères), NetSuite fournissant des pistes d'audit (par exemple, des rapports dédiés et des registres de comptes) pour examiner ces impacts de change.

Rapports sur les transactions USD et CAD dans NetSuite

Le suivi et l'analyse des transactions dans deux devises nécessitent l'utilisation efficace des outils de reporting de NetSuite. Heureusement, NetSuite offre plusieurs façons de rendre compte des données multi-devises :

• Rapports en devise de base (par défaut) : Par défaut, tous les rapports financiers standard (compte de résultat, bilan, balance générale, etc.) dans NetSuite sont affichés dans la devise de base de la filiale sélectionnée ou de l'entité consolidée (Source: docs.oracle.com). Par exemple, dans une entreprise basée en USD, votre rapport de profits et pertes sera en USD, avec toutes les transactions en CAD converties en USD aux taux appropriés. C'est idéal pour vos livres principaux. Dans un contexte OneWorld, si vous exécutez un rapport au niveau de la filiale, vous le verrez dans la devise de base de cette filiale (par exemple, CAD pour la filiale canadienne). L'exécution d'un rapport consolidé (au niveau de la société mère, y compris la filiale) présentera les données dans la devise de base de la société mère (USD) après traduction. NetSuite gère ces traductions en utilisant les taux de change consolidés définis pour chaque période.

• Rapports par devise de transaction et d'entité : NetSuite vous permet de personnaliser les rapports ou d'utiliser des recherches enregistrées pour afficher les montants dans la devise de transaction d'origine ou dans les deux devises côte à côte. Par exemple, les rapports de Balance âgée des comptes clients et des comptes fournisseurs affichent par défaut les montants en devise de base, mais vous pouvez les personnaliser pour ajouter des colonnes pour le Montant en devise étrangère. NetSuite fournit des champs comme Montant (devise étrangère) pour les rapports AR/AP (dans les sections « Créances impayées » ou « Dettes ouvertes ») qui affichent le montant de la devise de transaction (Source: docs.oracle.com). Vous pouvez également ajouter une colonne pour Devise : Nom pour indiquer la devise de ce montant (Source: docs.oracle.com). Ainsi, une balance âgée des comptes clients peut lister, par exemple, une facture de 800 $ (USD de base) et afficher à côté 1 000 CAD si la facture était initialement en CAD. La personnalisation des rapports se fait via le générateur de rapports (Modifier la mise en page ou Plus d'options > Modifier les colonnes sur le rapport), où vous pouvez ajouter ces champs (Source: docs.oracle.com). Ceci est particulièrement utile pour les équipes financières qui souhaitent voir l'exposition aux devises étrangères en plus des valeurs en devise de base.

• Recherches enregistrées pour l'analyse multi-devises : Les recherches enregistrées sont un outil puissant pour le reporting ad hoc. Dans une recherche de transaction enregistrée, vous pouvez inclure à la fois le montant de base et le montant en devise étrangère. Les champs clés incluent :

  • Montant (cela renvoie généralement le montant dans la devise du contexte de reporting, qui par défaut est la devise de consolidation parente pour OneWorld, ou la devise de base pour une entité unique ; cela peut conduire à des valeurs USD consolidées dans une recherche OneWorld).

  • Montant (devise étrangère) (affiche le montant de la devise de transaction d'origine).

  • Devise (le code/nom de la devise de transaction).

  • Taux de change (le taux utilisé pour cette transaction).

  Une nuance : dans OneWorld, lors de l'exécution d'une recherche enregistrée au niveau global, NetSuite peut automatiquement consolider les montants dans la devise racine de la société mère. Pour annuler cela, dans l'onglet Résultats de la recherche enregistrée, il y a une option appelée « Devise » (en bas) où vous pouvez définir une option de consolidation. Par défaut, elle peut être « Global » (consolider dans la devise racine) – si vous la définissez sur « Aucun », la recherche affichera les montants dans la devise de base de chaque filiale au lieu de les consolider. Par exemple, si vous avez une société mère en USD et une filiale en CAD, une recherche globale avec « Aucun » affichera les transactions CAD en CAD (en tant que montants CAD) plutôt que de les convertir en USD. Pour voir spécifiquement la devise de transaction (qui peut être différente de la devise de base de la filiale si, par exemple, une filiale CAD a effectué une vente en USD ou en EUR), vous utiliseriez le champ Montant (devise étrangère). Ce champ affiche toujours la devise et le montant exacts tels qu'ils figurent sur l'enregistrement de la transaction. En utilisant une combinaison de ces techniques, vous pouvez créer des recherches enregistrées qui rapportent, par exemple, les ventes totales en CAD par rapport aux ventes totales en USD, ou des listes de factures avec des colonnes CAD et USD pour comparaison.

  Exemple : Une recherche enregistrée pour les factures pourrait inclure les colonnes : Client, Devise, Montant (devise étrangère) et Montant (base). Pour une facture de 1 000 CAD dans une entreprise USD, elle afficherait Devise = CAD, Montant (devise étrangère) = 1 000, Montant = 800 (en supposant un taux de 0,8). Cela offre une transparence sur les deux valeurs. Si vous souhaitez obtenir un résumé des totaux par devise, vous pouvez ajouter un Groupe sur le champ Devise et une Somme sur le champ Montant en devise étrangère, ce qui vous donnera un rapport de, par exemple, le total des factures CAD et le total des factures USD séparément.

• États financiers multi-devises : Le générateur de rapports financiers de NetSuite permet de générer des états dans différentes devises. Dans OneWorld, vous pouvez exécuter les rapports financiers de n'importe quelle filiale dans la devise locale de cette filiale ou exécuter des rapports consolidés dans la devise de la société mère. Si nécessaire, vous pouvez également exécuter un rapport consolidé dans une devise différente en ajustant temporairement les taux de change de consolidation ou en utilisant une fonction de traduction prête à l'emploi (bien que généralement les rapports consolidés s'en tiennent à la devise de base de la société mère). Une autre approche consiste à utiliser le Reporting par segmentation financière : si vous souhaitez, par exemple, un rapport combiné USD et CAD, vous pouvez créer un rapport personnalisé ou utiliser la fonction Multi-Book de NetSuite pour maintenir un livre parallèle dans l'autre devise. Cependant, dans la plupart des cas, l'exécution des rapports standard à différents niveaux de filiale couvre le besoin (par exemple, exécuter le P&L pour la filiale canadienne pour le voir en CAD, exécuter le P&L consolidé pour tout voir en USD).

• Rapports de gain/perte de change : NetSuite fournit deux rapports standard sous Rapports > Financier > Devise étrangère : Gain/Perte réalisé(e) et Gain/Perte non réalisé(e). Le rapport Gains et pertes de change réalisés listera toutes les instances où un gain ou une perte réalisé(e) a été enregistré(e) (par exemple, par les paiements de factures) et les montants qui ont affecté le compte Gain/Perte réalisé(e). Le rapport Non réalisé(e) montre les impacts de réévaluation de fin de période sur les soldes ouverts. Ces rapports sont utiles pour analyser comment les fluctuations monétaires affectent vos livres au fil du temps et sont souvent examinés lors de la clôture pour vérifier l'exactitude.

• Solde d'entité par devise : Comme mentionné, sur chaque enregistrement client ou fournisseur, NetSuite affiche les soldes par devise dans le sous-onglet Financier > Devises. Vous pouvez exécuter des Relevés de compte client, et si un client a des soldes dans plusieurs devises, le système produira des pages de relevé distinctes pour chaque devise (par exemple, une page affichant les factures CAD, une autre affichant les factures USD pour le même client). Cela garantit la clarté des communications. De plus, vous pouvez utiliser des recherches enregistrées de Clients et de Fournisseurs pour afficher les soldes spécifiques à une devise. NetSuite fournit des champs connexes comme Solde client par devise qui peuvent lister les soldes dans chaque devise pour un client. Par exemple, une recherche enregistrée pourrait montrer un client avec un solde de 0 $ USD et un solde de 5 000 CAD s'il ne doit de l'argent qu'en CAD.

• KPI et tableaux de bord : Si vous utilisez les portlets KPI de NetSuite, notez que les valeurs seront dans le contexte de votre devise de base (ou devise consolidée si au niveau de la société mère). NetSuite effectue la conversion en arrière-plan en utilisant les taux sur les transactions. Si vous avez besoin d'afficher un KPI dans une autre devise, vous devrez peut-être créer une recherche enregistrée alimentant un KPI personnalisé.

• Exportation et rapports externes : Dans certains cas, les professionnels de la finance exportent des données vers Excel pour analyse. Si vous le faites, veillez à inclure les identifiants de devise. L'exportation d'une recherche enregistrée de NetSuite inclura le symbole de la devise si vous avez inclus le champ de devise. Cela peut vous aider à pivoter les données par devise en externe si nécessaire.

Dans l'ensemble, les outils de reporting de NetSuite sont assez flexibles pour le suivi en double devise. Une approche recommandée consiste à personnaliser les rapports clés (comme la balance âgée, la balance générale) pour inclure les détails en devise étrangère le cas échéant (Source: docs.oracle.com), et à utiliser des recherches enregistrées pour une analyse plus granulaire (par exemple, lister les transactions ou les sommer par devise). En tirant parti de ces outils, vous pouvez répondre à des questions telles que « Combien de ventes avons-nous réalisées en CAD par rapport à l'USD ce trimestre ? », « Quel est l'impact de change non réalisé sur notre compte bancaire libellé en CAD ? » ou « Quels clients ont des soldes en CAD et pour quel montant ? ». NetSuite peut générer des états financiers en plusieurs devises et fournir aux parties prenantes un aperçu des performances dans l'une ou l'autre devise, selon les besoins. Vérifiez toujours vos taux de change consolidés et les paramètres de rapport pour garantir des traductions précises pour tous les rapports inter-devises.

Bonnes pratiques pour les rapprochements bancaires et les écritures de journal (USD et CAD)

La gestion des rapprochements bancaires et des écritures de journal dans un environnement à double devise introduit de nouvelles pratiques pour la précision et l'efficacité :

• Utiliser des comptes bancaires distincts pour chaque devise : Comme indiqué précédemment, créez des comptes GL séparés pour les comptes bancaires détenus dans différentes devises. Par exemple, maintenez un « Compte bancaire américain » (USD) et un « Compte bancaire canadien » (CAD) plutôt que de mélanger les devises dans un seul compte. Cette séparation simplifie le rapprochement puisque vos relevés bancaires pour le compte CAD seront naturellement en CAD et pourront être directement rapprochés du compte CAD dans NetSuite. Lors du rapprochement (via Transactions > Banque > Rapprocher le relevé bancaire), assurez-vous de sélectionner le compte correct ; NetSuite affichera les transactions compensées et les soldes dans la devise de ce compte. L'écran de rapprochement dans NetSuite présentera les montants dans la devise du compte et permettra la saisie du solde de fin de relevé dans cette devise. Toute divergence au moment du rapprochement ne devrait être due qu'à des problèmes de calendrier, et non à des problèmes de conversion de devises, si le compte est correctement désigné en CAD ou en USD. Si vous tentez de rapprocher un relevé étranger avec un compte en devise de base, vous seriez confronté à des complications de conversion inutiles.

• Enregistrement des virements bancaires entre devises : La fonction standard de Transfert de fonds de NetSuite (Transactions > Banque > Transfert de fonds) prend en charge facilement les virements dans la même devise. Si vous devez transférer de l'argent entre une banque USD et une banque CAD (ce qui implique une conversion de devises), il existe quelques approches :

  • Effectuer deux transactions : par exemple, enregistrer un retrait (Écrire un chèque ou écriture de journal) du compte source et un dépôt sur le compte cible, en utilisant le taux de change approprié et en enregistrant toute différence sur un compte d'écart de devise (comme un compte de frais bancaires ou de gain/perte de change).

  • Alternativement, dans les environnements à livre unique, la fonction de Transfert de fonds de NetSuite peut ne pas gérer directement la conversion de devises (elle interdira le transfert entre des comptes de devises différentes). Dans la comptabilité multi-livres, il existe une fonction pour autoriser les transferts de devises différentes, mais si elle n'est pas disponible, la méthode en deux étapes est utilisée. Par exemple, transférer 10 000 $ USD vers un compte CAD : vous pourriez retirer 10 000 $ de la banque USD (créditer la banque USD de 10 000 $, débiter un compte de virement de 10 000 $) puis déposer 13 000 CAD (si c'est le montant converti) sur la banque CAD (débiter la banque CAD d'environ 13 000 $, créditer le même compte de virement d'environ 13 000 $). La différence nette lors de la conversion de 10 000 $ en 13 000 CAD au taux affectera ce compte de virement, que vous pouvez définir comme un compte de type gain/perte de change pour refléter tout coût ou différence de conversion. Certaines entreprises utilisent simplement une ligne de dépense Frais bancaires/Change pour tenir compte des différences mineures ou des frais lors de tels transferts. La clé est de documenter le taux utilisé et de s'assurer que les deux côtés du transfert reflètent le même taux effectif afin que le compte de virement s'annule, à l'exception de tout frais intentionnel.

• Paiements et encaissements en devises étrangères : Lors du paiement d'un fournisseur ou de l'encaissement d'un paiement client, utilisez toujours un compte bancaire dans la même devise si possible. Par exemple, payez les factures en CAD à partir d'un compte bancaire en CAD, et recevez les paiements clients en CAD sur un compte de trésorerie en CAD. NetSuite ne vous permettra pas d'appliquer un paiement à une facture si les devises ne correspondent pas. Si vous recevez un paiement dans une devise différente de celle de la facture (par exemple, un client canadien insiste pour envoyer des USD pour une facture en CAD), une solution consiste à le traiter comme une conversion de devises : vous pourriez déposer les USD sur un compte USD et laisser la facture en CAD ouverte, puis utiliser une écriture de journal ou une note de crédit pour solder efficacement la facture en CAD, en reconnaissant toute différence de conversion comme un gain/perte réalisé ou des frais bancaires. C'est fastidieux – une meilleure approche consiste à demander aux clients de payer dans la devise de la facture ou à utiliser la fonctionnalité Paiements consolidés de NetSuite si vous opérez sur plusieurs filiales (ce qui permet à une société mère de recevoir un paiement sur la facture d'une filiale dans certains cas). En résumé : faire correspondre les devises pour les transactions de comptes clients/fournisseurs et les comptes bancaires évite bien des maux de tête. En cas de non-correspondance, gérez-la par une conversion en dehors du mécanisme d'application directe.

• Écritures de journal en multi-devises : Lors de la création d'écritures de journal, décidez de la devise dans laquelle l'écriture doit être effectuée. Si vous ajustez un compte libellé en devises étrangères (par exemple, le solde d'un compte bancaire en CAD), il est souvent logique de créer l'écriture de journal dans cette devise. Par exemple, pour radier un petit solde résiduel dans un compte bancaire en CAD – vous créeriez une Écriture de journal, définiriez la devise = CAD, et créditeriez la banque CAD de 10,00 (CAD), débiteriez n'importe quel compte de 10,00 (CAD). NetSuite enregistrera l'impact en devise de base (par exemple 8,00 $ si le taux est de 0,8) en conséquence. Une chose à noter : NetSuite exige que les débits et les crédits s'équilibrent dans la devise de l'écriture ainsi que dans la devise de base. Vous ne pouvez pas directement créditer des USD et débiter des CAD dans un seul journal. Ainsi, les ajustements inter-devises nécessitent généralement deux écritures liées ou l'utilisation des fonctionnalités intégrées de NetSuite. Un scénario courant est celui des ajustements en devise de base – ceux-ci se produisent si, pour une raison quelconque, un compte présente un montant de base résiduel dû à des arrondis (rare, mais NetSuite dispose d'un mécanisme pour ajuster les résidus de base si un solde en devises étrangères a été entièrement réglé mais qu'il reste quelques centimes en devise de base). NetSuite dispose d'une fonctionnalité Ajustement de la devise de base pour certaines tâches de nettoyage, mais manuellement, vous vous assureriez que toute écriture de journal que vous effectuez reflète les montants corrects en devises et en devise de base.

• Réévaluation et rapprochement des comptes : Pour les comptes tels que les comptes bancaires en devises étrangères ou les créances ouvertes en CAD, rappelez-vous que si les transactions quotidiennes utilisent les taux en vigueur, la réévaluation de fin de période créera une écriture d'ajustement. Lors de l'exécution du rapprochement bancaire pour un compte en devises étrangères, rapprochez en utilisant les montants réels en devises étrangères (qui correspondent à votre relevé). La différence non rapprochée en devise de base (le cas échéant) sera généralement traitée par la réévaluation. Par exemple, un compte bancaire en CAD dans une comptabilité en USD : le GL en USD fluctuera à mesure que les taux évoluent, mais votre relevé bancaire en CAD reste le même. Après avoir rapproché toutes les transactions en CAD, vous pourriez constater que le solde de ce compte dans la comptabilité USD ne correspond pas à l'équivalent USD du relevé en raison des changements de taux. L'exécution de la réévaluation ajustera la valeur comptable en USD du compte bancaire en CAD au montant correct (avec la contrepartie au gain/perte non réalisé). Assurez-vous que cela est fait après avoir saisi toutes les transactions et effectué le rapprochement, afin que le solde réévalué corresponde à la valeur convertie du relevé à la fin de la période. Cela permet un processus de rapprochement propre.

• Maintenir les taux de change et surveiller les écarts : Une bonne pratique consiste à mettre à jour régulièrement votre taux de change USD-CAD dans NetSuite (quotidiennement, ou au moins mensuellement). Des taux obsolètes peuvent entraîner d'importants ajustements de change qui peuvent être déroutants ou fausser les rapports intermédiaires. Les mises à jour quotidiennes automatisées aident à éviter cela. De plus, surveillez le compte Gain/Perte réalisé sur votre compte de résultat. Des écritures importantes à cet endroit pourraient indiquer des différences de calendrier significatives en matière de change (par exemple, de longs intervalles entre la facture et le paiement pendant lesquels les taux ont fluctué). Surveillez également le Gain/Perte non réalisé ; il devrait montrer l'exposition sur les éléments ouverts. Des fluctuations soudaines pourraient inciter à revoir le montant des créances/dettes en devises étrangères que vous détenez, et si une stratégie de couverture est nécessaire (au-delà de la portée de NetSuite, mais quelque chose que les professionnels de la finance prennent en compte).

• Formats de documents cohérents : Assurez-vous que les factures, les notes de frais et les autres documents indiquent clairement la devise. NetSuite imprimera le symbole de la devise par défaut sur les formulaires (comme « C$ » ou simplement « $ » avec une étiquette pour CAD si configuré). Cependant, lors de l'utilisation de modèles PDF avancés ou de modèles d'e-mail, vérifiez que les symboles de devise et le formatage des nombres sont corrects pour les transactions en USD et en CAD (Source: blog.prolecto.com). Cela évite toute confusion, surtout si vos clients/fournisseurs traitent dans les deux devises.

• Transactions inter-sociétés : Si vos USD et CAD se trouvent dans des filiales différentes, les transactions inter-sociétés (comme les refacturations ou les factures inter-sociétés) seront intrinsèquement multi-devises si les filiales ont des devises de base différentes. NetSuite OneWorld peut automatiser une grande partie des écritures de journal inter-sociétés et des traductions de devises pour vous. Utilisez les modules intégrés Écriture de journal inter-sociétés ou Ventes/Achats inter-sociétés, qui créeront deux ensembles d'écritures (un dans chaque devise de base) qui sont liées. Cela garantit que les livres de chaque filiale sont corrects dans leur devise. Lors de la définition des prix de transfert ou des taux de change pour les transactions inter-sociétés, vous pouvez utiliser le taux du marché ou un taux d'entreprise fixe, mais soyez toujours clair sur le taux utilisé. NetSuite le traitera comme toute autre transaction avec un taux de change.

• Audit et contrôles : Du point de vue des contrôles, une fois la multi-devise activée, une attention particulière doit être portée lors de l'examen de la balance de vérification et de la réalisation des ajustements. Par exemple, si un comptable peu familier avec NetSuite tente de « forcer l'équilibre » d'un compte en devises étrangères en effectuant une écriture de journal en devise de base, cela peut créer des déséquilibres. Tous les ajustements doivent respecter la nature bi-devise des comptes. Utilisez le processus de Réévaluation des devises plutôt que des écritures de journal manuelles pour ajuster les soldes en devises étrangères chaque fois que possible, car cela garantit une annulation et une piste d'audit appropriées. Si des ajustements manuels sont nécessaires (par exemple pour corriger une écriture qui a été initialement enregistrée avec le mauvais taux), documentez la justification et les calculs (peut-être joignez une feuille de calcul dans l'enregistrement NetSuite) pour la transparence.

Le respect de ces bonnes pratiques simplifiera les rapprochements bancaires et maintiendra l'exactitude de vos grands livres pour les USD et les CAD. En bref : gardez les devises séparées lorsque cela est approprié, laissez les processus automatisés de NetSuite gérer les écritures de conversion, et vérifiez toujours le contexte de devise dans lequel vous travaillez lors de la saisie de données ou de la création de rapports.

Cas d'utilisation courants pour les transactions bi-devises

Pour illustrer le fonctionnement du suivi bi-devise dans les scénarios quotidiens, voici plusieurs cas d'utilisation courants et comment les gérer dans NetSuite :

1. Vendre à des clients en USD et en CAD : Supposons que la devise de base de votre entreprise soit l'USD, mais que vous ayez des clients canadiens qui préfèrent être facturés en CAD. Dans NetSuite, vous activeriez la multi-devise sur ces fiches clients, ajouteriez le CAD comme devise autorisée, et éventuellement définiriez le CAD comme leur devise principale si la majeure partie de leurs affaires est en CAD. Lors de la création d'une transaction de vente (Devis, Commande client, Facture, etc.) pour ce client, vous pouvez choisir CAD dans le champ Devise. NetSuite récupérera automatiquement le taux de change CAD→USD actuel. La facture affichera les lignes et les totaux en CAD pour la référence du client, mais l'enregistrement GL sous-jacent convertira ces montants en USD (devise de base). Le solde des comptes clients sera suivi en CAD et en USD : la fiche client affichera, par exemple, 1 000 CAD et le système saura également que cela signifie 800 USD de base à ce moment-là. Si le client paie plus tard en CAD (cas idéal), vous enregistrerez un Paiement client en CAD pour solder la facture. Si le taux à la date de paiement diffère, NetSuite enregistre un gain/perte réalisé pour la différence. Vous pouvez envoyer au client un relevé ou un reçu en CAD si nécessaire (NetSuite générera un relevé spécifique au CAD pour ce client, affichant uniquement les montants en CAD). Résultat : Le client voit tout en CAD, vos livres de base reflètent tout en USD, et toutes les différences de change sont automatiquement imputées aux comptes de gain/perte de change appropriés.

2. Filiale canadienne avec société mère américaine (OneWorld) : Dans un scénario OneWorld, imaginez une société mère aux États-Unis (devise de base USD) et une filiale au Canada (devise de base CAD). Vous configureriez la filiale dans NetSuite avec le CAD comme devise de base. Toutes les transactions saisies sous cette filiale (ventes, dépenses, etc.) utiliseront par défaut le CAD comme devise d'enregistrement (bien que cette filiale puisse également effectuer des transactions dans d'autres devises, comme l'USD ou l'EUR, si la multi-devise est activée pour elle). La filiale canadienne tiendra ses livres en CAD. En fin de mois, lorsque vous produirez les états financiers consolidés au niveau de la société mère (USD), NetSuite traduira le compte de résultat et le bilan de la filiale CAD en USD en utilisant les taux de change de la table des Taux de change consolidés. Par exemple, les revenus en CAD seront convertis en USD (souvent en utilisant un taux moyen pour le mois pour le compte de résultat) et les actifs/passifs en CAD seront convertis au taux de fin de mois pour le bilan. Le processus de consolidation crée un Ajustement cumulatif de traduction (ACT) pour tout déséquilibre (enregistré dans un compte de capitaux propres spécial) afin de garantir l'équilibre du bilan après traduction. Gestion des transactions : Si la filiale canadienne vend à un client américain en USD, c'est acceptable – la facture serait libellée en USD (l'une des devises autorisées de la filiale) et NetSuite enregistrerait l'équivalent en CAD pour les livres locaux. De même, si la société mère américaine achète quelque chose à un fournisseur canadien en CAD, la société américaine peut enregistrer une facture fournisseur en CAD, qui est convertie en USD pour ses livres. Les transactions inter-sociétés (comme la société mère facturant des frais de gestion à la filiale CAD en USD) seraient saisies comme une écriture de journal ou une facture inter-sociétés ; NetSuite créera automatiquement l'écriture correspondante dans les livres de la contrepartie au taux approprié. Résultat : Les rapports locaux de chaque entité sont dans leur propre devise, et la consolidation offre une vue unifiée en USD. NetSuite gère la traduction et suit correctement les différences de change, simplifiant la conformité aux règles comptables mondiales.

3. Payer un fournisseur étranger à partir d'un compte bancaire en devise de base : Considérez une entreprise dont la devise de base est l'USD et qui doit payer un fournisseur canadien 5 000 CAD, mais l'entreprise ne dispose que d'un compte bancaire en USD. Dans NetSuite, vous saisiriez la Facture fournisseur de 5 000 CAD (devise du fournisseur) sur la fiche fournisseur. Au moment de payer, vous avez deux options principales :

   • Si vous avez un compte bancaire en CAD (recommandé), utilisez Effectuer un paiement, sélectionnez le compte bancaire en CAD, et le paiement sera de 5 000 CAD, soldant entièrement la facture.

   • Si vous n'avez qu'un compte bancaire en USD, vous pouvez toujours utiliser Effectuer un paiement et sélectionner le compte bancaire en USD. NetSuite demandera un Taux de change sur l'enregistrement du paiement (ou le remplira automatiquement). Supposons que le taux actuel soit de 0,80 (ce qui signifie 1 CAD = 0,80 USD). NetSuite calculera alors qu'il doit créditer le compte bancaire USD de 4 000 $ pour équivaloir à un paiement de 5 000 CAD. Lorsque vous enregistrez, la facture fournisseur (5 000 CAD) est marquée comme payée, et la banque est réduite de 4 000 $. Si le taux sur la facture était différent (par exemple, la facture a été enregistrée à 0,82), un gain/perte de change réalisé est également enregistré pour la différence. L'enregistrement du paiement affichera les deux devises : 5 000 CAD appliqués, 4 000 $ retirés. Résultat : Le fournisseur est entièrement payé dans sa devise, et votre banque USD reflète le montant réel en USD utilisé. Notez que si le fournisseur insiste sur un montant en USD ou si le taux a évolué défavorablement, vous pourriez finir par payer un montant en USD légèrement différent de celui initialement prévu – cette différence est automatiquement imputée au gain/perte de change. Il est souvent plus facile de maintenir un petit solde bancaire en CAD pour de tels cas, ou d'utiliser un service de change tiers et d'enregistrer l'équivalent comme frais bancaires, mais NetSuite peut s'adapter à l'une ou l'autre méthode.

4. Paiement client dans une devise non correspondante (scénario inter-devises) : C'est un scénario à éviter, mais qui mérite d'être expliqué. Supposons que votre devise de base soit l'USD, et que vous ayez facturé un client en USD, mais qu'il vous ait accidentellement envoyé des CAD. NetSuite ne permettra pas qu'un paiement en CAD soit directement appliqué à une facture en USD. L'approche la plus propre sur le plan opérationnel consiste à effectuer la conversion de devises en externe (faire convertir les CAD en USD par la banque) et puis à enregistrer le paiement en USD dans NetSuite pour la facture, toute différence étant imputée aux frais bancaires ou aux charges de change. Si cela n'est pas possible et que vous souhaitez conserver la devise étrangère, une solution de contournement est :

   • Saisissez le montant en CAD comme Dépôt client ou paiement autonome (en CAD) non appliqué à la facture (puisqu'il ne peut pas être appliqué).

   • Émettez une Note de crédit ou une écriture de journal d'ajustement en USD pour radier la facture USD vers un compte d'écart de change, et émettez simultanément une nouvelle Facture en CAD pour déplacer le crédit là où il peut être appliqué, comme décrit par certains consultants.

   • Appliquez ensuite le paiement en CAD à cette facture en CAD, clôturant ainsi tout. Cela crée des écritures de compensation impliquant un compte de compensation de change (comme détaillé dans la solution de Marty Zigman : utiliser un compte comme « Gain/Perte de conversion de change » pour équilibrer l'application inter-devises).

   • Cette méthode est complexe et sujette aux erreurs, il est donc généralement préférable d'éviter de se retrouver dans cette situation. Communiquez avec les clients pour qu'ils paient dans la devise de la facture, ou s'ils envoient une devise différente, traitez-le comme un acompte et remboursez ou réémettez dans la bonne devise. Résultat : NetSuite, par conception, garantit que chaque paire facture/paiement est dans une seule devise, de sorte que tout règlement inter-devises nécessitera des écritures supplémentaires. Planifiez et formez votre équipe de comptes clients en conséquence.

5. Cas d'utilisation du rapprochement bancaire bi-devise : Une entreprise a un compte bancaire en CAD (base CAD) mais le siège social fait ses rapports en USD. La banque envoie un relevé avec des soldes en CAD. Dans NetSuite, vous effectuez le rapprochement en CAD (puisque le compte est en CAD). Après le rapprochement, vous constatez que la valeur GL (en USD) de ce compte ne correspond à aucun chiffre USD intuitif en raison des changements de taux. C'est normal ; vous exécuterez la réévaluation pour l'ajuster. Si le directeur financier demande « Combien d'USD avons-nous effectivement dans ce compte CAD ? », vous pouvez fournir l'évaluation en USD après réévaluation. Alternativement, vous pourriez exécuter une recherche enregistrée rapide : filtrez les transactions de ce compte et additionnez les montants en devises étrangères convertis en USD au taux du jour. Mais l'utilisation de la réévaluation de NetSuite et l'examen du solde du compte en devise de base sont généralement suffisants.

6. Listes de prix et articles multi-devises : Si vous maintenez des listes de prix d'articles en USD et en CAD (NetSuite permet de définir le prix des articles par devise), un cas courant est : vous souhaitez définir des prix fixes en CAD plutôt que de vous fier aux taux de change. NetSuite vous permet de définir un prix par article et par devise sur la fiche de l'article. Si vous ne définissez pas un prix CAD spécifique, lorsque vous créez une commande client en CAD, NetSuite prendra le prix de base USD et le multipliera par le taux de change pour suggérer un prix CAD (Source: blog.prolecto.com). Cela peut être indésirable si vous souhaitez des chiffres ronds en CAD. Bonne pratique : maintenez vos listes de prix CAD dans NetSuite afin que les commandes clients utilisent ces prix fixes. De cette façon, vos clients canadiens voient des prix stables, et vous n'obtenez pas de centimes impairs dus aux fluctuations quotidiennes des taux sur les prix (l'impact du change se produira toujours sur la reconnaissance des revenus si les taux évoluent entre la commande et la facture, mais le prix catalogue reste tel que défini).

Chacun de ces cas d'utilisation souligne que NetSuite est flexible dans la gestion des multi-devises, mais la configuration et le processus doivent être alignés sur les pratiques commerciales. La directive générale est de faire correspondre les devises lorsque cela est possible (facture/paiement, facture/décaissement, compte/relevé) et de laisser NetSuite effectuer les conversions et les écritures automatiquement. Lorsque les devises ne peuvent pas correspondre (comme les paiements inter-devises ou les consolidations), utilisez les mécanismes fournis par NetSuite (transactions inter-sociétés, réévaluation des devises, etc.) pour les comptabiliser correctement plutôt que de recourir à des raccourcis non pris en charge. Avec la bonne configuration, la plupart des scénarios bi-devises peuvent être gérés en douceur : les clients et les fournisseurs effectuent des transactions dans leur devise préférée, la comptabilité obtient des enregistrements précis en devise de base, et les rapports peuvent satisfaire aux exigences locales et du siège social.

Dépannage des problèmes et limitations courants

Travailler avec des devises doubles dans NetSuite peut parfois présenter des défis. Voici les problèmes courants rencontrés par les équipes financières et comment les résoudre :

• Écarts de taux de change ou calculs incorrects : Si vous constatez que le montant en devise de base d'une transaction ne correspond pas au montant en devise étrangère multiplié par le taux, vérifiez le taux de change sur la transaction et la précision décimale de la devise. NetSuite utilise le taux enregistré sur la transaction (qui est par défaut tiré de la table des taux quotidiens, mais les utilisateurs peuvent le modifier s'ils en ont la permission). Si quelqu'un a modifié manuellement un taux ou si le taux était obsolète, cela pourrait entraîner des écarts inattendus. Solution : Mettez à jour la liste des Taux de change avec le taux correct et, si nécessaire, modifiez la transaction pour utiliser le bon taux (ou créditez et réémettez si déjà enregistré). Pour éviter cela, limitez les personnes autorisées à modifier les taux et activez les mises à jour automatiques quotidiennes des taux afin que le système suggère des taux précis. Les petites différences d'arrondi (par exemple, un centime d'écart) sont automatiquement enregistrées dans le compte Gain/Perte d'arrondi, ce qui est normal. Cependant, des différences importantes signifient que le mauvais taux a probablement été utilisé.

• Impossible de supprimer une devise d'un client/fournisseur : Une fois que des transactions existent pour un client dans une devise donnée, vous pourriez constater que vous ne pouvez pas supprimer cette devise de leur liste autorisée. Ceci est une conception visant à maintenir l'intégrité des données. Solution : Si la devise n'est plus nécessaire, cessez simplement de l'utiliser pour les nouvelles transactions ; vous pourriez marquer la fiche client ou ajouter une note pour ne pas utiliser cette devise. Si absolument nécessaire (par exemple, ajout d'une mauvaise devise par erreur et aucune transaction n'a été réellement saisie), vous devrez supprimer ou modifier toute transaction brouillon dans cette devise et éventuellement contacter le support NetSuite pour la suppression. Généralement, il est préférable de la laisser ou de créer une nouvelle fiche client pour un scénario de devise différente (certaines entreprises maintiennent des fiches clients distinctes si elles effectuent régulièrement des transactions dans deux devises distinctes pour séparer les soldes proprement).

• Erreur ou Changement de Devise de Base : Peut-être avez-vous initialement défini la mauvaise devise de base pour une filiale ou devez-vous changer la devise de base d'une entreprise du CAD au USD (en raison d'une fusion ou d'une redomiciliation). NetSuite ne permet pas de changer la devise de base d'une entité après sa création si des transactions existent. Il s'agit d'une limitation fondamentale. Solution : La solution de contournement consiste à créer une nouvelle filiale avec la devise de base correcte et à migrer les données (en clôturant l'ancienne). Il s'agit d'un projet important impliquant la migration des données et potentiellement l'assistance des Services Professionnels NetSuite. Par conséquent, soyez très vigilant lors de la phase d'implémentation pour définir correctement les devises de base. Si aucune transaction n'existe encore, vous pouvez désactiver et recréer les enregistrements si nécessaire. Autre scénario : si un compte d'entreprise unique devait changer de devise de base (par exemple, du CAD au USD), cela équivaut essentiellement à implémenter un nouveau compte et à transférer les soldes. C'est un changement non trivial.

• Les Transactions ne s'enregistrent pas en raison d'une Incompatibilité de Devise : Les utilisateurs peuvent rencontrer des erreurs telles que « La devise ne correspond pas à la devise du compte » lors de la saisie de transactions. Cela se produit si, par exemple, vous essayez de comptabiliser une ligne de journal sur un compte bancaire libellé en CAD alors que la devise de votre écriture de journal est l'USD. NetSuite bloquera l'opération pour protéger la cohérence des données. Solution : Dans ce cas, changez la devise de l'écriture de journal en CAD, ou utilisez un compte différent. De même, si un utilisateur tente de créer une commande client dans une devise non attribuée au client, NetSuite l'en empêchera. L'erreur pourrait être de l'ordre de « Devise invalide pour l'entité ». Solution : Modifiez l'enregistrement du client pour ajouter cette devise à sa liste autorisée, puis procédez à la transaction. Configurez toujours les enregistrements d'entité avec toutes les devises qu'ils pourraient utiliser à l'avance pour éviter cela.

• Gains/Pertes Latents non Contrepassés ou Doublés : Si vous constatez que des gains/pertes latents persistent dans le compte au cours des périodes suivantes (c'est-à-dire qu'ils ne sont pas contrepassés), vérifiez comment le journal de réévaluation a été créé. Le comportement standard de NetSuite est de les marquer comme étant à contrepasser. Si quelqu'un a créé manuellement des ajustements de change via des écritures de journal, ceux-ci ne seront pas contrepassés automatiquement. Solution : Utilisez la Liste de Contrôle de Clôture de Période dans NetSuite ; elle contient une tâche pour la Réévaluation des Devises Étrangères qui assure un traitement correct. Si une réévaluation a été effectuée deux fois par erreur (peut-être par différents utilisateurs), vous pourriez voir des ajustements en double – supprimez simplement le journal redondant s'il est vraiment en double, ou s'ils concernent des comptes différents, consolidez-les. Il est important de n'exécuter la réévaluation qu'une seule fois par période (par filiale/livre). NetSuite ne vous empêchera pas de l'exécuter plusieurs fois, mais seule la dernière pourrait être nécessaire.

• Les États Financiers Consolidés Semblent Erronés (Problèmes de Traduction de Change) : Si votre compte de résultat ou votre bilan consolidé en USD n'a pas de sens (par exemple, les chiffres semblent trop élevés/bas), il est probable que la table des Taux de Change Consolidés n'ait pas été mise à jour ou utilise des taux par défaut de 1:1. Par défaut, NetSuite peut utiliser le dernier taux saisi ou exiger une saisie manuelle pour chaque période. Solution : Mettez à jour les taux consolidés pour chaque mois/trimestre. Définissez les taux de fin de période appropriés pour la traduction du bilan et les taux moyens pour le compte de résultat (NetSuite vous permet de spécifier un taux moyen manuellement, ou il utilisera le taux de fin de période si vous n'en fournissez pas, ce qui pourrait ne pas être précis pour la traduction du P&L). Autre vérification : assurez-vous que toutes les filiales ont le bon parent spécifié et que la structure de consolidation est correcte.

• Rapports dans une Devise Spécifique : Un utilisateur demande : « Puis-je voir notre compte de résultat complet en CAD (même si notre devise de base est l'USD) ? » Dans l'interface utilisateur, directement, ce n'est pas un interrupteur à un bouton, à moins que le CAD ne soit la devise de base d'une filiale ou que vous n'utilisiez une astuce de rapport consolidé. Solution : Deux approches :

  1. Si vous avez une configuration multi-livres, vous pourriez maintenir un livre secondaire en CAD.

  2. Sans multi-livres, vous pouvez exporter le rapport USD et appliquer un taux en externe, ou créer une recherche enregistrée qui additionne tous les revenus et dépenses et les convertit via une formule. NetSuite ne fournit pas de bascule de devise à la volée pour les états financiers (à part le contexte consolidé vs local). Vous pourriez donc avoir besoin d'utiliser Excel ou un outil de BI si vous avez fréquemment besoin d'états financiers « traduits » dans une devise arbitraire. L'outil SuiteAnalytics (Workbook) pourrait également être utilisé pour créer un rapport financier dans une autre devise en exploitant les tables de taux de change. Le point clé de dépannage : ce n'est pas une erreur, mais une limitation à connaître.

• Écarts de Rapprochement Bancaire Multi-Devises : Si votre rapprochement bancaire ne s'équilibre pas dans NetSuite pour un compte étranger, une cause possible est la confusion entre le montant en devise étrangère et le montant en devise de base. Rappelez-vous, le rapprochement est effectué dans la devise du compte. Donc, si le solde comptable calculé sur l'écran de rapprochement ne correspond pas à l'extrait, assurez-vous de comparer les bons chiffres (CAD à CAD, pas CAD à USD). Autre problème subtil : si une transaction en devise étrangère a été saisie avec un montant étranger incorrect mais ensuite ajustée via le taux de change, elle pourrait se rapprocher en devise de base mais pas en devise étrangère. Solution : Rapprochez toujours en utilisant les valeurs en devise étrangère. Si le montant d'une transaction est incorrect en devise étrangère, corrigez la transaction (par exemple, corrigez le montant du paiement en CAD). L'outil de rapprochement bancaire de NetSuite affiche le montant en devise étrangère, qui doit correspondre exactement à votre relevé pour chaque élément. Toute divergence résiduelle signifie probablement une transaction manquante ou supplémentaire, et non un problème de change, car le change est retiré de l'équation en effectuant le rapprochement dans la devise native.

• Application de Crédits/Dépôts entre Devises : NetSuite n'appliquera pas directement une note de crédit dans une devise à une facture dans une autre, ni un dépôt client dans une devise à une facture dans une autre (même pour le même client). Parfois, les utilisateurs essaient cela s'ils ont, par exemple, un trop-perçu en USD et une facture ouverte en CAD pour le même client. Solution : Remboursez ou réémettez le crédit dans la devise appropriée. Ou, si vous utilisez la fonction Paiements Consolidés dans OneWorld (pour une relation client parent-enfant entre filiales), assurez-vous qu'elle est configurée correctement – cette fonction peut permettre à un client parent de payer la facture d'une filiale enfant, mais les devises doivent toujours s'aligner (il s'agit plus de filiales que de devises). Si vous êtes vraiment bloqué avec un crédit inter-devises, vous pourriez utiliser une écriture de journal pour transférer la valeur du crédit entre les devises via un compte de change (similaire au scénario de paiement mixte ci-dessus). Le tableau d'ensemble : concevez votre processus pour éviter les applications de crédit inter-devises.

• Considération de Performance : Si vous avez un volume très élevé de transactions en plusieurs devises, vous pourriez remarquer que certains rapports (comme les rapports consolidés ou les recherches enregistrées avec des conversions de devises) s'exécutent un peu plus lentement. Cela est dû au fait que le système effectue des conversions à la volée. Solution : Affinez les critères de recherche (par date, par filiale, etc.) ou utilisez des rapports de synthèse. L'archivage des anciennes transactions (clôture des périodes comptables) peut également aider. Ce n'est pas un problème fonctionnel en soi, mais quelque chose à surveiller dans un environnement fortement multi-devises.

En cas de confusion, référez-vous toujours à la documentation officielle de NetSuite et aux ressources de support. Les articles du centre d'aide de NetSuite sur les fonctionnalités multi-devises fournissent des indications sur le comportement attendu (Source: docs.oracle.com). De plus, consulter la communauté d'utilisateurs NetSuite ou votre fournisseur de solutions peut vous apporter les meilleures pratiques pour les scénarios délicats (beaucoup ont rencontré des problèmes similaires). En règle générale, testez le scénario dans un environnement de test (sandbox) si possible – par exemple, si vous n'êtes pas sûr de la manière dont NetSuite gérera une conversion de devise particulière, simulez-la. Comprendre ces limitations et solutions assure un fonctionnement fluide du suivi des devises doubles dans NetSuite.

Références

• Centre d'aide Oracle NetSuite – Devises multiples dans OneWorld

• Centre d'aide Oracle NetSuite – Aperçu de la gestion des devises

• Centre d'aide Oracle NetSuite – Réévaluation des devises étrangères

• Centre d'aide Oracle NetSuite – Clients et devises multiples ; Fournisseurs et devises multiples

• Centre d'aide Oracle NetSuite – Informations sur le solde pour les entités avec plusieurs devises(Source: docs.oracle.com)

• Guide Commercial NetSuite – La comptabilité multi-devises expliquée (2025)

• Blog Tipalti – Comment configurer la multi-devise dans NetSuite (activation étape par étape)

• Blog Prolecto (M. Zigman) – Considérations pour l'activation de la devise étrangère dans NetSuite

• Blog Prolecto – Résoudre le défi des paiements mixtes multi-devises de NetSuite (solution de contournement pour les paiements inter-devises)

• Accordion (Blog Tech) – Rapports en devises étrangères à l'aide des recherches enregistrées de NetSuite

Chacune de ces sources offre une profondeur supplémentaire sur la fonctionnalité multi-devises de NetSuite et les meilleures pratiques. En combinant les conseils de la documentation officielle et les aperçus d'experts, les professionnels de la finance peuvent gérer en toute confiance les transactions en USD et CAD dans NetSuite avec précision et efficacité.